第一章 总则
第一条 为加强南京大学校友总会印章的规范化管理，维护印章的严肃性和权威性，按照《社会团体登记管理条例》《南京大学校友总会章程》规定，参照《南京大学印章管理办法》（南字发〔2019〕299号）、《中共南京大学委员会办公室、南京大学校长办公室关于进一步规范印章管理的通知》（南办发〔2020〕16号），制定本办法。
第二条 本办法所指印章包括南京大学校友总会的公章、财务专用章、发票专用章。本组织不设合同专用章以及法人人名章。
第三条 南京大学校友总会公章由南京大学校友总会秘书处负责管理；南京大学校友总会财务专用章和发票专用章由南京大学校友总会秘书处财务负责管理。
第二章 印章的刻制、启用与废止
第四条 南京大学校友总会印章的刻制、备案、启用与废止缴销，严格遵照《社会团体登记管理条例》和民政部社会组织服务中心的具体要求和流程办理。
（一）印章刻制的审批程序和办理流程。南京大学校友总会向民政部社会组织服务中心提交《南京大学校友总会刻章申请（成立刻制印章）》（见附件1）、社会团体法人登记证书副本复印件、法定代表人和经办人身份证正反面复印件等材料，取得民政部社会组织服务中心出具的刻章证明，持刻章证明到南京市公安机关指定的刻章单位刻制印章。
（二）印章的备案和启用。南京大学校友总会持印章、公安机关出具的印鉴卡和证明材料原件及复印件到民政部社会组织服务中心办理印章备案。备案完成之后即可启用印章。
（三）如因印章老化、磨损需重新刻制新章，按本条第（一）（二）款的程序和要求，南京大学校友总会向民政部社会组织服务中心提交《南京大学校友总会刻章申请（印章磨损以旧换新）》（见附件1）及相关材料办理印章刻制、备案和启用流程，旧章上交民政部社会组织服务中心收回后处理。
（四）如因印章名称变更申请刻制新章，南京大学校友总会需先在全国公开发行的报纸上刊登原印章作废声明，再按本条第（一）（二）款的程序和要求，提交《南京大学校友总会刻章申请（名称变更）》（见附件1）和在全国公开发行的报纸上刊登的原印章作废声明原件等相关材料办理印章刻制、备案和启用流程，旧章上交民政部社会组织服务中心收回后处理。
（五）如因业务发展需要申请刻制新章，按本条第（一）（二）款的程序和要求，南京大学校友总会向民政部社会组织服务中心提交《南京大学校友总会刻章申请（增刻印章）》（见附件1）等相关材料办理印章刻制、备案和启用流程。
（六）如因印章遗失申请刻制新章，南京大学校友总会需在全国公开发行的报纸上刊登印章作废声明，再按本条第（一）（二）款的程序和要求，提交《南京大学校友总会印章遗失补办申请》（见附件2）、理事会会议纪要、在全国公开发行的报纸上刊登的印章遗失作废声明原件等相关材料，到民政部社会组织服务中心重新办理印章刻制、备案和启用流程。
（七）印章因各种原因终止使用，需向民政部社会组织服务中心提交经会长/法定代表人签字的情况说明，并将终止使用的印章上交民政部社会组织服务中心处理，建立印章上交、备案、缴销的登记档案。
第三章印章的保管和使用
第五条 印章的保管。
（一）印章必须妥善保管、保养，及时清洗，以确保印文字迹清晰。
（二）印章须用专柜保存，严格管理，不得随意乱放，不得借用，不得携出单位以外使用。如因特殊需要，确需将印章带出使用，需由借用人提交申请报告，经秘书长同意方可带出。带出期间借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。
（三）印章若有丢失、毁损、被盗、误用情况，应立即书面上报秘书长，并保护现场、配合查处。
（四）有下列情况，印章需在一定期限内暂时停用：
1.名称变动；
2.印章使用损坏；
3.印章遗失。
以上情况后续处理参照本办法第四条具体执行。
第六条 印章的管理人员。
（一）南京大学校友总会依据挂靠单位南京大学的具体要求，明确指定印章管理人员，填写《南京大学校友总会印章管理人员备案表》（见附件3），专门负责印章的使用与日常管理工作。其他人员一律不得接触和使用印章。寒暑假期间，可由值班人员履行印章保管人责任，并严格做好相关文字备案。
（二）印章保管人如因工作变动，不再继续管理印章的，应及时收回印章，并重新指定印章保管人，填写《南京大学校友总会印章管理人员变更备案表》（见附件4），注明移交人、接交人、监交人、移交时间、印章图样等信息，妥善做好交接工作。
（三）印章管理人员应遵章守法、秉公办事，严格执行审批手续和用印登记制度。严禁未按规定要求擅自加盖印章，严禁在空白文件或空白纸上加盖印章。严禁使用伪造印章。
第七条 南京大学校友总会公章的使用范围包括：以南京大学校友总会名义上报、下发、平送的文件、请示、报告、报表、通告、公函、聘书、邀请函、奖状、合同、协议书、项目申报书或结题书、成果申报书等。
第八条 南京大学校友总会财务专用章在以南京大学校友总会社团名义开具的银行账户的各种凭据、汇款单、支票，以及南京大学校友总会年度财务审计时给会计师事务所出具的银行询证函等场合使用；南京大学校友总会发票专用章在开具发票时使用。
第九条 印章使用审批流程和登记制度。
（一）一般日常事项使用印章由秘书长/副秘书长进行审批；重要事项使用印章需经会长/法定代表人审批。
（二）如违规使用印章，一经发现，将视违规情节轻重，参照挂靠单位南京大学规定追究责任人的法律责任与行政责任。
（三）印章使用实行用印登记管理制度，对文件责任人、文件名称、用印数量、经办人、用印日期等进行详细登记备案，责任到人，以备核查。本单位统一使用南京大学办公室负责印制的印章使用登记簿。
第十条 加盖印章注意事项：
（一）盖章前要审核材料是否齐全。
（二）对不规范的文档，如字迹潦草，有明显涂、改痕迹，表达不清，落款单位不明等情况，拒绝加盖印章。
（三）严禁未按规定要求擅自加盖印章，严禁在空白文件或空白纸上加盖印章。
（四）严格按照公文规定格式加盖印章。印章应加盖在发文日期中间偏上位置，骑年盖月，上不压正文，要求端正、清晰。
第四章 附则
第十一条 本办法由南京大学校友总会常务理事会负责解释。
第十二条 本办法由南京大学校友总会第七届理事会第二次常务理事会议通过，自通过之日起施行。
