第一章 总则
第一条 为进一步做好南京大学校友工作，指导各类校友组织的工作，建立制度化、规范化、专业化的校友工作长效机制，依据国家民政部和教育部相关政策和《南京大学校友总会章程》，制定本工作指导意见。
第二条 本指导意见所指备案校友组织系指在南京大学校友总会正式备案的南京大学海内外各类校友组织，以下简称“备案组织”。
第三条 备案组织名称中凡是包含“南京大学”、“南大”字样者，或是包含“南京大学”外文全称或 简称的，必须取得南京大学的授权，并且在南京大学校友总会备案。
第四条 备案组织按照各自章程(议事规则等)独立开展活动，接受南京大学校友总会的指导和监督。行业类、兴趣类校友组织需要依托南京大学校内相关学院、机构作为业务指导单位。
第五条 备案组织须确保正确的政治方向，依法依规开展校友工作，规范发展，自觉维护母校的声誉和利益。
第二章 组织和工作
第六条 备案组织的建立程序
（一）开展筹备工作
校友可向校友总会提出筹建校友组织的申请。收集拟筹建类别校友组织的校友信息（有效联系成员应在20人以上，海外的地区校友会有效联系成员应在10人以上），酝酿组织名称和筹委会人员名单。其中，行业类、兴趣类校友组织原则上应由相关校内学院、机构向校友总会推荐筹委会人选。
（二）成立筹委会
经校友总会常务理事会同意筹建后，校友总会秘书处和拟筹建类别校友组织的筹建联系人共同商定筹委会，初步商定组织名称和组织机构成员人选。参照所属地关于社团法人的规定和《南京大学校友总会章程》，起草拟筹建类别校友组织的章程（草案）、议事规则（草案）等。组织章程原则上应该包括业务范围、会员、组织机构、负责人的产生和罢免、资产管理和使用原则、章程修改程序、组织终止程序及终止后的财产处理等内容，并且明确“本会为南京大学校友总会的单位会员，接受南京大学校友总会的指导和监督”。
（三）召开筹委会会议
召开筹委会会议，进一步收集整理校友名单。设计会旗、会标等标识，会旗、会标等标识应符合南京大学关于视觉形象识别系统的有关管理规定。提出拟筹建类别校友组织名称和组织机构成员的建议名单，初步确定召开成立大会的时间。有条件的应向当地民政部门申请正式注册。筹委会运行时间原则上不超过两年。
（四）报批
拟成立的校友组织，应在成立前向校友总会秘书处申请报批，待常务理事会正式批复后方可成立。报批材料包括《发起人资质函》《校友组织筹建申请表》《理事会机构候选人名单》《南京大学校友组织会员信息表》等材料。行业类别需提供其行业状态分析以及筹建后的计划。
（五）召开成立大会
召开成立大会，通过校友会章程（或议事规则等）以及组织机构成员名单，成立理事会。成立大会建议邀请南京大学校友总会领导参会指导，已经注册者建议邀请主管民政部门和挂靠单位领导参会指导。
（六）备案工作
校友组织正式成立后，应及时向南京大学校友总会报告备案，原则上在成立大会召开后30日内。提交包括《南京大学校友总会校友组织备案登记表》、成立过程文件、活动宣传材料等。鼓励校友组织向南京大学校友总会积极供稿。
（七）换届与调整
备案组织按照各自章程（议事规则）规定的换届时间进行换届，地区性已注册的备案组织按照当地主管部门的换届时间要求进行换届。到期正常换届的，应提前3个月向校友总会秘书处报告换届筹备工作情况，经校友总会同意后举行换届大会。
因特殊情况需提前或延期换届的，须报校友总会秘书处审批。如个别理事需要届中调整的，须及时向校友总会秘书处书面报备。
第七条 备案组织内部应设立理事会、会长（理事长）、副会长（副理事长）、秘书长等领导机构和职务，实行任期制，一般连任不超过两届。理事人数较多时，可设立常务理事会。
第八条 备案组织应该设立监事会或监事，建立健全内部监督机制。理事不得兼任监事。
第九条 备案组织应规范民主议事、民主决策的范围、程序和方法。涉及社会组织人、财、物等重大事项的决策，要经过民主程序，不得由个人专断。
第十条 进行改选换届的会员（代表）大会、理事会须有符合章程或议事规则规定人数的会员（代表）、理事出席方能召开，不得以通讯方式召开。
会员（代表）大会、理事会民主决议事项，不得以鼓掌方式进行表决。
第十一条 备案组织理事会应该定期向全体会员公布工作报告和财务报告，重大事项应该向全体会员公告。
第十二条 备案组织理事会换届须提前1个月向南京大学校友总会秘书处报批。
理事会换届会议建议邀请南京大学校友总会领导参会指导，已经注册的备案组织建议邀请主管民政部门和挂靠单位领导参会指导。境外及海外备案组织遵从属地惯例。
第十三条 备案组织应参照南京大学校友总会数据库格式建立会员数据库，尽量保证会员信息的及时、完整和准确，南京大学校友总会可以提供必要的资料和技术支持。
第十四条 备案组织应争取有固定的校友活动场所，定期开展活动，每年至少举办一次面向全体会员的活动，积极创建持续性、创新型的品牌活动。
第十五条 备案组织应进行年度审计、换届审计和法定代表人离任审计，并将审计结论向会员（代表）大会或者理事会、监事会（监事）报告。已经注册的备案组织应按照当地民政部门的要求，按时参加年度核验。
第十六条 备案组织建设运行互联网应用，须遵守国家有关法律法规，严格规范管理，严禁发布违法和不良信息。本意见所称互联网应用，是指备案组织在互联网上设立的门户网站，通过互联网提供公共服务的移动应用程序（含小程序）、公众账号等。
第十七条 鼓励备案组织积极承办学校各类校友活动；鼓励备案组织之间联合举办相关校友活动。
第十八条 备案组织应积极关心和支持南京大学和南京大学校友总会的各项核心工作。
第三章 备案和表彰
第十九条 备案组织的备案工作分为“常规备案”和“即时备案”。
“常规备案”指备案组织每两年一次向南京大学校友总会秘书处提供备案登记表（附件3）、会员信息表（附件4）、使用校名、校标申请表（附件5）。
“即时备案”指备案组织成立、领导机构变更、理事会成员变更、修改章程（议事规则等）、设立次级组织、完成注册、变更法定代表人和日常联络员、组织终止等重要事项发生时，应即时向南京大学校友总会秘书处备案（通常为事项发生10日内），不必按照常规备案的时间进行。
第二十条 备案组织可对校友工作成绩突出的单位和个人进行表彰和奖励，也可以积极向校友总会推荐相应奖项人选。
第四章 代表和理事推荐
第二十一条 备案组织应按照《南京大学校友总会理事产生办法》积极推荐单位理事候选人。
第二十二条 备案组织需提供完整的备案材料后方可推荐单位理事候选人，完整的备案材料包括备案登记表、会员登记表、一年以上的工作总结及其他所需的辅助备案材料。
第五章 罚则
第二十三条 备案组织如有下列情形之一的，南京大学校友总会可根据情节轻重和影响程度给予警告、责令改正、限期停止活动等通告；情节严重的，予以取消授权以及撤销备案组织资格。
（一）损害学校和校友总会声誉和利益；
（二）使用不规范名称开展活动；
（三）违规发展会员；
（四）申请筹备、成立时提供虚假材料，未经同意擅自开展筹备活动；
（五）擅自印制证书、刻制印章；
（六）违规开展经营性活动；
（七）未经授权擅自签订对外合作协议或开展涉外活动；
（八）设立或变相设立分支机构；
（九）非特殊情况，不能按时换届，或者长期不能正常换届且未主动进行报备；
（十）违反《南京大学校友总会章程》或其他管理规定的。
第六章 附则
第二十四条 本指导意见由南京大学校友总会常务理事会负责解释。
第二十五条 本指导意见由南京大学校友总会第七届理事会第二次常务理事会议通过，自通过之日起施行。2016年7月1日由南京大学校友总会发布的同名指导意见即行废止。
