第一章 总则
第一条 为加强南京大学校友总会（以下简称“校友总会”）合同管理，保障校友总会的合法权益，提高校友总会各项业务活动规范性，根据《中华人民共和国民法典》《南京大学合同管理办法（试行）》《南京大学校友总会章程》《南京大学校友总会财务管理办法（试行）》的有关规定，制定本办法。
第二条 本办法所称的合同，是指校友总会与其他平等主体的自然人、法人或者其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的书面协议。包括：
（一）校友总会接收捐赠的捐赠协议和校友总会对外捐赠的捐赠协议等；
（二）为保障校友总会正常运行，以校友总会名义签订的各类采购合同、劳务合同等；
（三）校友总会签署的各类协议、合同、条约等合同性法律文件。
（四）与上述行为活动相关的补充协议、备忘录等。
第三条 校友总会秘书处是校友总会合同事务的综合管理部门，其主要职责为：
（一）建立健全校友总会合同管理的基本制度；
（二）负责对合同相对方的资信调查；
（三）负责合同的洽谈和文本起草；
（四）负责规范落实合同审批与签订流程；
（五）负责跟进、协调合同履行；
（六）负责收集和保管合同签订及履行中形成的有关文件、资料。
第四条 未经审核或授权，任何部门和个人不得以南京大学校友总会的名义对外签订合同。
第二章 合同起草与审核
第五条 合同的起草与订立应按照《中华人民共和国民法典》《南京大学合同管理办法（试行）》的要求及本制度的有关规定，遵循“平等、自愿、公平”的原则。
第六条 签订合同前，校友总会秘书处应对合同相对方的主体资格、资信状况、履约能力、信誉情况等方面进行调查，收集整理相关资料，并对合同所涉及的重要文件、证明等进行查验。
第七条 合同内容必须完整，合同的基本要素必须齐全，条款应当明确、具体并符合国家法律法规的相关规定，文字表达应当严谨准确，确保合同的合法性、有效性、可行性。合同内容应当具备以下条款：
（一）合同主体名称、联系方式；
（二）合同项目的详细内容；
（三）合同金额和支付方式；
（四）合同当事人的权利和义务；
（五）违约责任条款；
（六）合同变更或解除的条件；
（七）合同争议解决方式；
（八）生效条件、合同有效期及订立日期。
第八条 捐赠协议优先选用经由校友总会秘书处审查并通过的示范性文本，原则上应依照范文的框架起草。需对捐赠协议范文进行重大修改的，应秉承协商沟通的原则，根据捐赠方、校友总会、执行方所达成的共识进行修改。
第九条 校友总会秘书处草拟合同后，根据合同类型参照《南京大学合同管理办法（试行）》《南京大学校友总会章程》《南京大学校友总会财务管理办法（试行）》等文件相关规定履行审核、审批手续。合同应在提交审批前征求法律顾问的意见，法律顾问对合同的合法性、合规性及风险防范情况出具意见后，方可进入审批程序。
第三章 合同签署
第十条 在签署合同时，由校友总会法人代表（会长）或其授权人(副会长、秘书长）在合同文本指定位置上签字，并加盖校友总会公章。其中，采购相关合同文本按照《南京大学招标采购管理办法》《南京大学校友总会财务管理办法（试行）》有关规定完成签署。
第十一条 合同双方都必须使用单位公章或单位合同专用章（个人除外），并加盖骑缝章，严禁使用财务章或业务章。
第十二条 涉及重大公益项目或境外机构合作的合同，应按照上级主管部门的要求，及时完成报备手续。
第四章 合同履行与归档
第十三条 合同签订后，合同承办部门应跟进监督合同的全面履行，及时对履行过程中的问题进行处理，督促相关方面按期完成合同约定事项。
第十四条 在合同履行过程中若出现纠纷，经办人应及时向主管领导报告，留存证据文件，不得擅自处理。
第十五条 合同纠纷的处理首先应当本着友好合作的原则，通过双方协商或调解解决，协商达不成一致的可以诉诸法律，经校友总会法定代表人批准授权，由秘书处代表校友总会通过司法途径解决纠纷。
第十六条 合同一经签署即具有法律效力，不得擅自变更。如需对已签署合同做补充、变更或解除的，需在符合法定或约定条件的情况下，签署书面补充协议并加盖校友总会公章方可生效。
第十七条 校友总会秘书处负责校友总会合同的建档工作，编制合同汇总表，并为合同分类编号。编号方式采用“类型缩写-协议签订的年份月份-流水号”方式，如采购合同“CGHT-202401-001”。
第五章 附则
第十八条 本办法由南京大学校友总会秘书处负责解释与修订。
第十九条 本办法经南京大学校友总会第七届理事会第四次常务理事会议通过，自通过之日起施行。
